Защо е толкова трудно да организирате среща с колегите

Нова статия на трио физици се прицелва в един от най-досадните аспект на офисната дипломация: стремежът да се насрочи среща. Триото пита колко трудно е да се намери време, в което всички участници ще са свободни… и резултатите, както може би се досещате от собствения си опит, не са добри.

„Науката за вероятностите всъщност е започнала с хора, които са изучавали хазарта, но тя се прилага също толкова добре и за неща като планиране на срещи“, казва в изявление Харш Матур, професор по физика в Колежа по изкуства и науки към университета Кейс Уестърн Резърв в Кливланд, Охайо, и един от авторите на изследването.

Използвайки техники за математическо моделиране, екипът разбра как се променя вероятността за насрочване на среща – отговорът, разбирта се, е, че тя рязко спада с увеличаването на броя на участниците.

Но колкото повече екипът разглежда данните, толкова по-интересни стават те. „Изследването ни показва, че с нарастването на броя на участниците броят на потенциалните часове за срещи се увеличава експоненциално„, обяснява Матур.

„Проектът започна наполовина на шега – казва той, – но това експоненциално поведение привлече вниманието ни. То показа, че планирането на срещи е труден проблем, наравно с някои от големите проблеми в информатиката.“

Но видите ли, данните разкриха и нещо друго: повратна точка, при която насрочването на среща става почти невъзможно. Оказва се, че това става не чак толкова трудно – при едва четирима или петима участници, в зависимост от това колко потенциални времеви интервала са на разположение.

Това е внезапна промяна, която напомня на едно много често срещано физично явление – фазовия преход, който се отнася до вещества, които преминават от едно състояние на материята в друго, като например ледът, който се разтапя във вода или водата се превръща в пара. Тяхното изясняване чрез математиката не е нищо по-малко от „триумф на физиката“, казва Матур.

„Завладяващо е как нещо толкова елементарно като планирането може да отразява сложността на фазовите преходи“, добави той.

Има ли обаче това изследване някакви по-широки последици? Всъщност има, твърди екипът. „Моделите, които създадохме, са математически сложни и биха могли да бъдат полезни в по-широк план“, казва Матур в друго изявление, а съавторът Катрин Браун, теоретичен физик и доцент по физика в колежа Хамилтън, Ню Йорк, посочва, че „всеки проблем, който изисква заинтересованите страни да постигнат консенсус, може да се възползва от този подход“.

„Това може да включва например конференция за климата, на която всяка страна трябва да постигне съгласие по окончателния доклад“, предлага тя.

Но макар че приложенията му може да са в състояние да спасят света, в същността си проучването ни казва това, което много от нас вече знаеха: че планирането на срещи е истинска мъка.

„Изграждането на консенсус е трудно“, казва Матур.

„Ако обичате да мислите най-лошото за хората, това проучване може да е за вас.“

Изследването е публикувано в European Physical Journal B.