Офис етикет: Как да пращате имейли като професионалист
В модерното време голяма част от нашата работа, както и от личния ни живот в този ред на мисли, минава през имейла. Приемете го. Имейлът – личен или служебен, е важна част от вашето ежедневие и представяне, както на работа, така и когато правите резервации за ресторанти, почивка, партита или дори, когато пращате обща покана до всичките си познати и приятели по повод рожденния си ден. Затова имейлът и писането на добри писма е важна част от офис етикета, пък и от личния такъв. Независимо какво и как работите. Усвояването на дребните трикове може да бъде от голяма полза и също така да улесни работата ви стократно. Ето и кои са малките капани, за които трябва да внимавате, както и кои са нещата, които може да подобрите в имейл комуникацията си.
Името на имейла ви има значение Съжаляваме, но е точно така. Не може да изпратите писмо на служител, заведение или дори колега от имейла си sexysum1990@gmail.com. Защо? Защото никой никога повече няма да ви приема сериозно. Същото важи и за кандадитстването за работа. Едно проучване сочи, че независимо от снимката и данните, някои HR отдели отхвърлят кандидати само заради глупавите им прякори, лоши имейл адреси или публикации в социалните мрежа – да, това също има значение. Защото Google знае всичко за вас и може да го покаже на всеки желаещ по всяко време.
Обощавайте, когато отговаряте Винаги. Правете го ясно и сбито. Това е ключът към добре организираната електронна поща. Изпращането на дълги и объркани писма отнема време, както за написването им, така и за прочитането им. Повечето хора отказват да го правят и просто минават с бърз поглед по тях, което значи, че винаги може да се пропуснат нещо важно, което вие сте сложили някъде вътре, скрито под купчина ненужда информация. Най-добрият начин е, ако искате да кажете нещо дълго, е на го структурирате с подточки. Ясно разделени и ясно четими. И кратки.
Да дадеш Reply All Ето това е едно опасно място, на което не искате да бъдете. Да си представим следната ситуация – вашият шеф праща общ имейл до всички и ви моли за обощение, план, нещо за работата от миналия месец. Гарантирано е, че поне 70% от хората ще натиснат Reply All, което неминуемо ще доведе до пълнене на вашата поща с ненужни писма от ваши колеги и отдели, които не ви интересуват или не ви засягат пряко. Друг случай – искате да изпратите писмо до вашата група в офиса и докато я търсите из писмата си, намирате общ имейл до всички, натискате Reply All и вместо да вашето затворено мини офис общество, пращате информацията до всички във фирмата. Случаят е интересно илюстриран в първи сезон на The Newsroom, в случай, че искате да видите. Така че, по-добре да загубите малко повече време и да намерите имейлите, които ви трябват, за да напишете писмо или да отговорите отделно няколко пъти, отколкото да попададе в неудобна ситуация.
Електронна следа Няма нужда някой да ви казва, че служебният имейл е само за служебни въпроси, нали? Както е известно, изпратеният имейл до някой колега винаги може да бъде показан, освен това много от фирмите имат начин да четат служебната ви поща. Затова, винаги напитскайте delete, когато трябва и ползвайте личната си поща по-често.
Подписът Той е важен, защото по този начин човекът, който получава писмата ви вече има най-важната и нужна информация за вас – имейл, служебен адрес и телефон за връзка. По този начин, когато си уговаряте среща, уреждате пратка или прочие неща, няма нужда да пишете на отделен ред адреса си, телефона си и друга информация, все неща, които могат да не бъдат видени или прочетени. Затова и за финал казваме – подписът е изключително полезно нещо.
